Com preparar la informació municipal d'un agent de veu

Començar per les preguntes, no pel volum de documents

Recolliu preguntes freqüents sense copiar dades personals de ciutadans. Agrupeu-les pel servei responsable i separeu les consultes informatives dels casos que requereixen revisar un expedient.

Per a cada pregunta, busqueu la informació mínima que permet orientar: què pot explicar l'agent, quin és el pas següent i quan ha de remetre a una persona. Pujar més documentació no resol una resposta ambigua.

• Pregunta en llenguatge ciutadà.
• Servei responsable i font oficial.
• Pas següent que pot explicar l'agent.

Preparar una fitxa que es pugui validar

Una fitxa breu ajuda a detectar buits abans de provar l'agent. Per exemple, una consulta sobre padró pot necessitar requisits publicats, canal de presentació, enllaç oficial i horari de l'equip responsable. El contingut concret l'ha de validar cada ajuntament.

Identifiqueu quina part canvia sovint. Un horari d'estiu, una oficina traslladada o un enllaç substituït poden afectar una resposta encara que la resta de la fitxa continuï sent vàlida.

• Tema i consultes que cobreix.
• Resposta orientativa i enllaç oficial.
• Excepcions i límits.
• Responsable, data de revisió i propera revisió prevista.

Resoldre diferències abans d'afegir una nova font

Si dos documents donen horaris o requisits diferents, demaneu al responsable del servei que confirmi quina és la referència. No traslladeu aquesta decisió a l'agent.

Quan falti informació, deixeu definit què ha de dir el servei i a quin canal remetre. És preferible indicar que una dada no està confirmada que completar una resposta amb una suposició. Prepareu proves que comprovin també aquest límit.

• Fonts antigues identificades.
• Excepcions confirmades pel servei.
• Resposta prevista quan falta una dada.

Revisar cada idioma com a part del servei

Prepareu les consultes i la informació necessària per als idiomes inclosos. Comproveu noms d'oficines, termes de tràmits, pronunciació i canvis d'idioma durant la conversa.

Una traducció literal pot fer servir paraules diferents de les que utilitza la ciutadania. Reviseu les respostes amb persones que coneguin el servei i l'idioma. Els idiomes addicionals s'han de configurar i provar abans d'oferir-los com a actius.

Tancar el circuit d'actualització

Acordeu qui avisa dels canvis, qui modifica la configuració i quines preguntes es repeteixen per comprovar el resultat. Conserveu una referència del que es va revisar per poder localitzar una resposta incorrecta.

A CorelixIA, l'equip prepara la configuració i les proves amb l'entitat. El panell de client permet consultar converses; no es presenta com un editor de fonts o regles d'autoservei.